Deine Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistenz (VA)

Virtuelle Assistenz gesucht?

Kein Problem, ein Begriff, der vor ein paar Jahren noch nicht so geläufig war, ist heute an jeder Ecke zu finden: Virtuelle Assistenz, kurz VA! Aus allen möglichen Ländern, mit allen möglichen Sprachen und allen möglichen Fähigkeiten findet man online auf diversen Jobplattformen viele Virtuelle Assistenten. Aber was hat es damit auf sich? Was macht eigentlich eine Virtuelle Assistenz? Was sind die Herausforderungen in der Online-Welt und wie kann man diese überwinden? Wie findet man überhaupt eine für sich passende VA?

Fragen über Fragen, denen wir heute auf den Grund gehen, um für dich die perfekte Virtuelle Assistenz zu finden. Ich selbst arbeite nämlich schon einige Jahre als virtuelle Assistentin und konnte dadurch sehr viele Antworten auf deine Fragen finden! 

Eine VA: Was ist das eigentlich genau?

Bevor es losgeht, sollten wir die Begrifflichkeiten klären: VA steht für Virtuelle Assistenz und ist eine sehr geläufige Kurzform. Es bedeutet, dass du eine rechte Hand an deiner Seite hast, die dich bei allen möglichen anfallenden Aufgaben unterstützt – Eben eine Assistenz bzw. altmodisch SekretärIn genannt! Bei der Virtuellen Assistenz im Vergleich zur “normalen” Assistenz ist der Unterschied, dass sich die Arbeitswelt online abspielt – Also in der Regel triffst du deine VA nicht persönlich (zumindest nicht regelmäßig). Alles wird Online, per Mail oder per persönlichem Gespräch via Zoom, Skype, Whatsapp & Co abgestimmt. Die vertragliche Arbeitszeit und das Anstellungsverhältnis ist dabei recht flexibel: Du kannst das ganz nach deinen Wünschen und den Wünschen deiner VA einteilen. Vollzeit, Teilzeit, nur für ein paar Stunden die Woche oder nur für ein bestimmtes Projekt: Die Möglichkeiten sind sehr vielseitig. Übrigens, was denkst du, wie viele Virtuelle Assistenten es mittlerweile auf der Welt gibt? Satte 35.000 VA’s, wenn man den Schätzungen Glauben schenkt!

Was genau macht eine Virtuelle Assistenz?

Hier ist eigentlich die bessere Frage “Was macht ein Virtuelle Assistent nicht?” Das Aufgabengebiet ist sehr breit gefächert und umfasst alles von Termin- und Reiseplanung bis hin zu Social Media Content-Aufbereitung, Customer Support, Recherchearbeiten, Präsentationserstellung, Pressearbeiten und weitere Büroaufgaben. Je nachdem für welchen Bereich dein Unternehmen tätig ist, kannst du dir auch spezialisierte VA’s holen, denn: Immer mehr VA’s setzen ihren Fokus auf Nischen. Die einen legen ihren Fokus auf Webseiten (und unterstützen dich in Sachen WordPress), die anderen sind auf Texte und Copywriting spezialisiert und wieder andere haben Social Media zu ihrem Hauptgeschäft gemacht. (So ich wie ich zum Beispiel, ich habe meine Freude zum Beruf gemacht und unterstütze Unternehmen nicht nur beim Aufbau ihrer Social Media Kanäle sondern coache auch Selbstständige und Unternehmer wie man sein Instagram-Profil richtig aufsetzt.) Letztendlich ist die Frage nicht unbedingt, was eine VA genau macht, sondern was genau du benötigst: Es ist also sehr wichtig, dass du genau formulierst, welche Art von Support du benötigst.

Mehr Tipps du diesem Thema habe ich in meiner Onboarding-Folge auf Instagram Teil 1. für dich parat.

Dein flexibler Arbeitsvertrag: Vorteile einer VA

Meist ist das Arbeitsverhältnis mit einer Virtuellen Assistenz auf freiberuflicher Basis, das bedeutet als Auftraggeber bezahlst du nur für die geleistete Arbeit. Es fallen keine Mietkosten an, da die VA von überall aus arbeitet (wie ich z.B. von Bali!). Man spart sich eine Menge sonstiger Personalkosten und Abgaben: Du bezahlst die Rechnung und fertig! 

 

Oft spricht eine virtuelle Assistentin gutes Englisch, da sie am reisen ist oder im Ausland lebt – Diese Sprachkenntnisse können auch dir zu Gute kommen. (Das ist nicht immer der Fall, manche VA’s sind nur in Deutschland bzw. in ihrem Heimatland ansässig). 

 

Gute VA’s sind Allrounder: Durch die Flexibilität, welche die VA ihrem Auftraggeber (und sich selbst) gewährt, ist er/sie in der Regel ein wahrer Jongleur und ein großes Organisationstalent. 

* Außerdem kannst du dir das perfekte Talent – passend auf dich zugeschnitten – aussuchen. Wärst du räumlich begrenzt, dann hast du nur eine Auswahl an einer Hand voll Leute. Bist du örtlich unbeschränkt, kannst du dir genau die Person aussuchen, die zu dir passt!

Ab wann macht es Sinn eine VA zu beschäftigen?

Kurz: Sobald du das Gefühl hast, dass du mittel- bis langfristig deine Tätigkeiten nicht mehr bewältigen kannst oder auch, wenn du merkst, dass Wachstum in deinem Unternehmen angesagt ist! Dadurch, dass die Arbeitsplätze so flexibel gestaltbar sind, kannst du dir schon für ca 3-4 Stunden / Woche eine VA holen – Umso mehr Aufträge du an Land ziehst bzw. umso mehr Umsatz du machst, desto schneller kannst du dann auch die wöchentliche Stundenzahl erhöhen bzw. das Arbeitsverhältnis verlängern. Die Arbeitsmodelle sind wie gesagt recht flexibel!

Wo findet man eine (gute!) VA? 

Die Suche nach einer guten VA kann manchmal der Suche nach einer Nadel im Heuhaufen ähneln. Der Markt und die Online-Marktplätze sind voll davon und so kann es manchmal zur Herausforderung werden, den richtigen Support zu finden. Einmal Google höchstpersönlich befragt, bekommt man eine Agentur nach der anderen vorgeschlagen. Diese vermitteln zwar schon gute Experten, allerdings darf man dafür oft etwas tiefer in die Taschen greifen, da diese natürlich auch ihre Provision bzw. Vermittlungsgebühr abzwacken. Hier sind meine Tipps, wie ich bisher meine Klienten gefunden habe:

  • Empfehlung: Frag dein Netzwerk. Auf Facebook, Instagram, LinkedIn oder einfach so im Freundes- und Berufskreis. Erkundige dich nach den Erfahrungen mit VA’s. So weißt du aus erster Hand, wie die VA arbeitet, wie die Kommunikation ist und wie viel man davon profitieren kann. 
  • Facebook Gruppen: VA’s zählen (oft) zu der Kategorie “Digitaler Nomade” – Also Menschen, welche ortsunabhängig arbeiten. Speziell für VA’s als auch für Digitale Nomaden gibt es zahlreiche Gruppen, in denen man die passende VA suchen & finden kann. 
  • Schwarze Bretter von Universitäten: Online und Offline kannst du auch dort Inserate schalten bzw. anschauen! 
  • Online-Plattformen: www.upwork.com oder www.freelancer.com sind zwei sehr bekannte und renommierte Plattformen. Aber einmal inseriert, bekommst du hier 100+ Jobanfragen – Dort herrscht ein Überangebot an VA’s! Wenn du dich für eine dieser Plattformen entscheidest, ist es wichtig, dass du so präzise wie möglich in deiner Stellenbeschreibung bist. Du kannst die Bewerber auch bitten, die Bewerbung mit einem besonderen Wort zu beginnen (andernfalls wird sie nicht gelesen!). Das mag etwas eigentümlich klingen, aber so kannst du schnell die ernst gemeinten Bewerbungen herausfiltern. 

Ich persönlich habe meine Kunden in Facebook Gruppen gefunden. Wie das genau passiert ist und noch mehr Input von meiner Seite findest du hier auf meinem Instagram Kanal. 

VA wie Sand am Meer: Was macht eine gute VA aus

Hier noch ein paar Tipps, worauf du bei deiner VA achten solltest. Vorab: Der Stundensatz sagt nicht immer etwas darüber aus, wie gut die VA auch ist. Natürlich – Erfahrung hat seinen Preis, aber es kann sich auch lohnen einen “Neuling” einzustellen. Bei Billigangeboten oft aus dem süd-östlichen Raum Asiens musst du genau hinschauen. Die Arbeitsweise ist oft nicht mit unser Deutschen zu vergleichen. Für bestimmte Tätigkeiten kann dieser Support jedoch recht hilfreich sein. 

  • Referenzen: Hat deine VA Referenzen und Bewertungen?
  • Web-Auftritt: Ein Webauftritt der VA ist natürlich nicht zwingend notwendig, aber dadurch kannst du dir schon mal einen super Eindruck über die Expertise und die Person an sich verschaffen.
  • Zeitzone: Da viele VA’s auch digitale Nomaden sind, achte darauf ob du jemanden benötigst, der in der gleichen Zeitzone ist (für Calls, etc.) oder aber gewillt ist in der deutschen bzw. deiner jetzigen Zeitzone zu arbeiten. 
  • Spezialisierung: Passen die bisherigen Tätigkeiten der VA mit denen zusammen, die du outsourcen möchtest? 
  • Gefühl: Auch das Gefühl ist sehr wichtig – Was ist dein erster Eindruck auf der Webseite und beim persönlichen Bewerbungsgespräch? 
  • Probezeit: Um auf Nummer sicher zu gehen, kannst du mit der VA vereinbaren, dass ihr eine gewisse Zeit auf Probe arbeitet, um zu sehen ob ihr harmoniert (ggf. 2-4 Wochen, sodass du einen guten Eindruck bekommst). 

Wie läuft das Onboarding einer VA ab?

Kommunikation ist das A & O, bei der alltäglichen Arbeit genauso wie beim Onboarding. Es ist wichtig, dass ihr beiden alle Formalitäten (Verträge, etc.) klärt und eine gute Einarbeitung in die Themengebiete macht. Nach meiner jahrelangen Erfahrung als virtuelle Assistentin habe ich euch hier ein paar wichtige Onboading-Punkte Zusammengestellt: 

  • Arbeitsvertrag bzw. Freelancer Vertrag abschließen (du findest auch viele Vorlagen auf Google)
  • Zugänge für deine Tools: Instagram, Facebook, Mails, WordPress – All das funktioniert nur mit den richtigen Zugriffsrechten
  • Style Guide, Tone of Voice Guide, Branding Guidelines: Umso mehr Infos du hast, desto besser kann sich die Person einarbeiten 
  • Team & Firmeninfos: Stellt euch alle gegenseitig vor, erzähle was über die Geschichte und die Zukunft des Unternehmens
  • Klare Aufgaben, Erwartungen und Milestones formulieren: Nur so kann man sehen, wie effizient man arbeitet

PS: Schau dir auch gerne mal meine Onboarding-Serie auf Instagram an: Dort gebe ich dir einen Einblick darüber, wie du einen reibungslosen Umgang schaffst und dafür sorgst, dass ihr schnell ein Dream Team werdet.

Mögliche Herausforderungen bei der Zusammenarbeit mit einer VA

“Virtuelles Arbeiten ist mir zu unpersönlich”

“Beim Online Arbeiten sehe ich nicht, was die Person macht”

“Man kann keine Struktur aufbauen, wenn man sich nicht sieht”

“Ich kann in unterschiedlichen Zeitzonen nicht mit einer Person arbeiten”

 

Die Reihe der Vorurteile ist sehr lang. An manchen ist auch was dran und ja – es kann sein, dass das virtuelle Arbeiten (anfangs!) ein paar Herausforderungen mit sich bringt. Aber wenn du die richtigen Vorkehrungen triffst und dich in die “Sache” einarbeitest, dann wirst du sehen, dass die Herausforderungen schnell zu Vorteilen werden.

 

Virtuelle Zusammenarbeit ist alles andere als unpersönlich: du kannst dich via Zoom, Skype, Whatsapp & Co unterhalten, dich über die Aufgaben austauschen, mal einen kleinen Kaffeeplausch abhalten und genauso gut kommunizieren wie im Büro. 

 

Wenn du das Gefühl hast, “dass du nicht siehst, was die Person genau macht”, dann solltest du diesem Gefühl etwas Raum geben, da es etwas dauert, bis Vertrauen aufgebaut ist. Es geht schließlich nicht darum, eine Virtuelle Assistentin zu kontrollieren (auch wenn natürlich Kontrolle der Aufgaben notwendig ist), sondern eher darum, dass du sie gut einarbeitest und sie dann selbstständig ihre Aufgaben übernehmen kann. 

 

Struktur liegt ebenfalls in deinen Händen und hat wenig mit Online- und Offline zu tun. Deine Daten liegen vermutlich auf einem Drive – Hier ist es wichtig, dass du dein System logisch aufgebaut hast.

 

Das mit der Zeitzone kann ein Problem sein, muss aber nicht. Wenn die Tätigkeiten der VA zeitunabhängig sind, wie z.B. Instagram Posts schedulen, dann ist das egal, wann das gemacht wird. Sobald jedoch die Uhrzeit eine wichtige Rolle spielt, musst du mit deiner VA ein Arbeitszeitfenster erstellen, in der die Aufgaben erledigt werden müssen. Auch hier gilt: Kommunikation ist das A&O. 

 

Mehr zum Onboarding findest du in meiner Social Media Reihe.

Darf ich vorstellen: Ich bin Nicole, virtuelle Assistentin! 

“Wer loslässt hat beide Hände frei” & kann sich dann endlich auf’s Wesentliche konzentrieren, auf das was Spaß macht. Und genau dafür bin ich da: Ich bin Nicole, virtuelle Assistentin & Instagram Spezialistin. Ich möchte dir den Rücken frei machen (& frei halten!)  und dich mit meinen VA-Services unterstützen.

Ich bin seit mehreren Jahren in diesem Berufsfeld tätig und unterstütze meine Klienten bei den ersten Schritten in die Online Welt. Außerdem teile ich gerne meine Expertise in Sachen Social Media Marketing mit dir und unterstütze dich beim Aufbau und Weiterentwicklung deiner Social Media Strategie. Auch Community Management, Online-Kurs-Erstellung mit Elopage, Newsletter-Marketing uvm. fallen in meine Aufgabengebiete.

Wahre Stärke liegt nicht darin alles selber zu machen, sondern an die richtige Person zu delegieren!

Also: Worauf wartest du noch? Ich freue mich von dir zu hören!

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